SISTEM INFORMASI AKUNTANSI *** SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

MAKALAH

SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Diajukan sebagai tugas Mata Kuliah

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

                                                       Nama                 : MURPRIYANTI

                                               NPM                   : 15320130

                                               Prodi                  : S1 Akuntansi

BAB I

PENDAHULUAN

A.    LATAR BELAKANG MASALAH

Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan. Aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-aktivitas dasar yang dijalankan dalam siklus pendapatan.

Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang bertugas untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan.

B.    RUMUSAN MASALAH

1.       Bagaimana siklus pengeluaran terhadap pembelian dan proses pembayaran?

2.       Apa saja ancaman-ancaman dan pengendalian yang terjadi pada pembelian dan proses pembayaran dalam siklus pengeluaran?

3.       Bagaimana siklus pengeluaran terhadap proses penggajian?

4.       Apa saja ancaman-ancaman dan pengendalian yang terjadi pada proses penggajian dalam siklus pengeluaran?

BAB II

LANDASAN TEORI

A.    SIKLUS PENGELUARAN

Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Di dalam perusahaan, informasi mengenai kebutuhan untuk membeli barang dan bahan baku mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen. Setelah barang dan bahan baku tiba, pemberitahuan penerimaannya mengalir kembali ke sumber-sumber dari siklus pengeluaran. Data biaya juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar umum dan fungsi pelaporan untuk dimasukkan dalam laporan keuangan dan berbagai laporan manajemen.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting sebagai berikut:

·         Berapa tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus dimiliki?

·         Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik?

·         Bagaimana perusahaan dapat mengonsolidasikan pembelian antarunit untuk mendapatkan harga optimal?

·         Bagaimana teknologi informasi dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistik inbound?

·         Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkan setiap diskon yang ditawarkan pemasok?

·         Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas?

B.    SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN

Aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-aktivitas dasar yang dijalankan dalam siklus pendapatan. Hubungan erat antara aktivitas siklus pengeluaran pembeli dan aktivitas siklus pendapatan penjual memiliki implikasi penting untuk mendesain sistem informasi akuntansi kedua pihak. Secara spesifik, dengan menerapkan perkembangan TI baru untuk merekayasa ulang aktivitas siklus pengeluaran, perusahaan menciptakan peluang bagi para pemasok untuk merekayasa ulang aktivitas pendapatannya. Sebaliknya, menggunakan TI untuk mendesain ulang siklus pendapatan sebuah perusahaan dapat menciptakan peluang bagi pelanggan untuk memodifikasi siklus pengeluarannya sendiri. Faktanya, perubahan dalam operasi satu perusahaan mungkin mengharuskan perubahan yang sesuai dalam operasi perusahaan lain dengan siapa ia berbisnis.

TABEL 13-1    Perbandingan Aktivitas Siklus Pendapatan dan Siklus Pengeluaran
Aktivitas Siklus Pendapatan	Aktivitas Siklus Pengeluaran
Entri pesanan penjualan – memproses pesanan dari pelanggan. Pengiriman – mengantar barang dagangan atau jasa ke pelanggan (logistik outbound)    Penagihan – mengirimkan faktur ke pelanggan    ·         Penerimaan kas – memproses pembayaran dari pelanggan	Pemesanan bahan baku, perlengkapan, dan jasa – mengirimkan pesanan ke pemasok. Penerimaan – menerima barang atau jasa dari pemasok (logistik inbound) Memproses faktur – meninjau dan menyetujui faktur dari pemasok. ·         Pengeluaran kas – memproses pembayaran ke pemasok.

Proses

Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE menggunakan sebuah sistem ERP yang mendukung aktivitas bisnis siklus pengeluaran AOE.

Meskipun figur 13-3 menunjukkan bahwa departemen pengendalian memiliki tanggung jawab utama untuk memastikan kuantitas yang cukup atas bahan baku dan perlengkapan, setiap departemen dapat mengirimkan permintaan untuk membeli barang. Setelah permintaan pembelian telah diseujui, sistem akan mencari file induk persediaan untuk mengidentifikasi pemasok yang cocok untuk barang tersebut. Sistem tersebut kemudian menciptakan sebuah pesanan pembelian yang dikirimkan ke pemasok melalui EDI. Departemen penerimaan memiliki akses ke file pesanan pembelian terbuka, sehingga ia dapat merencanakan dan memverifikasi validitas pengiriman. Bagian utang diberitahukan pesanan tersebut sehingga dapat merencanakan komitmen keuangan yang tertunda. Departemen yang menghasilkan permintaan pembelian juga diberitahu bahwa permintaannya telah disetujui.

Para pemasok besar mengirimkan pemberitahuan elektronik jika pengiriman datang, yang memungkinkan AOE untuk merencanakan dengan memiliki staf yang memadai guna memproses pengiriman yang datang ke gudangnya. Ketika pengiriman tiba, para pekerja dok penerimaan menggunakan sistem pemrosesan permintaan untuk memverifikasi bahwa sebuah pesanan yang diharapkan dari pemasok tersebut. sebagian besar pemasok melabeli kode batang atau RFID (radio frequency identificaton) produk-produk mereka untuk memfasilitasi perhitungan barang. Para pekerja dok penerimaan menginspeksi barang dan menggunakan sebuah terminal online untuk memasukkan informasi mengenai kuantitas dan kondisi dari barang yang diterima. Sistem akan mengecek bahwa data ke pesanan pembelian terbuka, dan setiap ketidaksesuaian dengan segera ditampilkan pada layar sehingga ketidakcocokan dapat diatasi. Waktu yang tepat atas pengiriman juga dicatat untuk mengevaluasi kinerja pemasok.

Sebelum transfer barang ke gudang, petugas persediaan memverifikasi perhitungan barang dan memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Bagi para pemasok yang tidak mengirimkan faktur, sistem secara otomatis menjadwalkan sebuah pembayaran berdasarkan sayarat yang disetujui ketika pesanan ditempatkan. Petugas bagian utang memasukkan informasi dari pemasok yang mengirimkan faktur EDI, dan terkadang faktur kertas. Sistem tersebut kemudian membandingkan factor pemasok dengan informasi yang terkandung dalam pesanan pembelian perlengkapan atau jasa yang biasanya tidak melibatkan pesanan pembelian dan laporan pengiriman, faktur dikirimkan ke penyelia yang sesuai untuk persetujuan. Faktur pemasok sendiri juga dicek untuk keakuratan matematis. Sistem secara otomatis menjadwalkan faktur untuk pembayaran dengan tanggal jatuh temponya.

AOE, seperti kebanyakan perusahaan, menggunakan sistem pemrosesan batch untuk membayar pemasoknya. Setiap hari, para bendahara menggunakan sistem pemrosesan inquiry untuk meninjau faktur yang jatuh tempo dan menyetujui pembayarannya. AOE membuat pembayaran ke beberapa pemasok yang lebih besar menggunakan financial electronic data interchange (FEDI), tetapi masih tetap mencetak cek kertas bagi banyak pemasoknya yang lebih kecil. Ketika sebuah pembayaran electronic funds transfer (EFT) diotorisasi atau sebuah cek dicetak, sistem tersebut memperbaharui file utang, faktur terbuka, dan buku besar umum. Untuk setiap pemasok, total dari seluruh voucher dijumlahkan, dan jumlah tersebut dikurangkan dari kolom saldo dalam catatan file induk pemasok tersebut. Pesanan pembelian yang relevan dan laporan penerimaan ditandai untuk menandai bahwa transaksi tersebut belum dibayar. Faktur yang dibayar kemudian dihapus dari file faktur terbuka. Sebuah nota pengiriman uang (remittance advice) disiapkan untuk setiap pemasok, yang mencantumkan setiap faktur yang dibayarkan dan jumlah diskon atau potongan yang diambil. Untuk pembayaran yang dibuat dengan EFT, data pengiriman uang akan menyertai pembayaran EFT sebagai bagian dari paket FEDI. Untuk pembayaran yang dibuat dengan cek, nota pengiriman uang tercetak akan menyertai cek yang telah ditandatangani. Setelah seluruh transaksi pengeluaran telah diproses, sistem tersebut menghasilkan sebuah entri jurnal ringkasan, mendebit utang dan mengkredit kas, serta posting entri tersebut ke buku besar umum.

Kasir akan meninjau cek tersebut dengan dokumen pendukung dan kemudian menandatanganinya. Cek-cek tersebut adalah sejumlah tertentu yang juga memerlukan tanda tangan kedua oleh bendahara atau manajer lain yang berwenang. Kasir tersebut kemudian mengirimkan cek yang telah ditandatangani dan nota pengiriman uang ke pemasok. Transaksi EFT juga dijalankan oleh kasir dan ditinjau oleh bendahara.

Akses mudah terhadap informasi yang baru dan akurat memungkinkan manajer untuk mengawasi kinerja secara dekat. Meskipun demikian, kualitas terhadap keputusan tergantung pada keakuratan dari informasi di dalam database.

­Ancaman dan Pengendalian

Kesalahan dalam data induk pembelian dapat menghasilkan pembelian yang tidak diotorisasi dan kegagalan untuk memanfaatkan diskon yang telah dinegosiasi. Salah satu cara untuk menanggulangi ancaman atas data induk yang tidak akurat atau tidak valid adalah menggunakan pengendalian intregitas pemrosesan data. Ini juga penting untuk membatasi akses data induk siklus pengeluaran dan mengonfigurasi sistem sehingga hanya pegawai berwenang yang dapat membuat perubahan atas data induk.

Ancaman umum kedua dalam siklus pengeluaran adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif, seperti informasi perbankan mengenai pemasok dan diskon harga khusus yang ditawarkan oleh pemasok yang dipilih. Salah satu cara untuk menanggulangi risiko atas ancaman ini adalah untuk mengonfigurasi sistem tersebut untuk menggunakan pengendalian akses kuat untuk membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi seperti itu.

Ancaman umum ketiga dalam siklus pengeluaran berkaitan dengan kehilangan atau penghancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi risiko ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana. Sebuah prektik terbaik adalah mengimplementasikan sistem ERP sebagai tiga kejadian terpisah. Kejadian pertama disebut sebgai produksi, digunakan untuk memprosesaktivitas harian. Kedua digunakan untuk pengujian dan pengembangan. Kejadian ketiga seharusnya dipertahankan sebagai backup online terhadap sistem produksi untuk menyediakan pemulihan secar real-time.

C.    MEMESAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN DAN JASA

Aktivitas bisnis utama yang pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan bahan baku, perlengkapan, atau jasa. Pemesanan ini terlebih dahulu melibatkan untuk mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibeli, dan kemudian memilih dari pemasok mana untuk membeli

Mengidentifikasi Apa, Kapan, dan Berapa Banyak Untuk Pembelian

Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menciptakan masalah signifikan bagi perusahaan. Oleh karena itu, akuntansi dan sistem professional perlu memahami praktik terbaik untuk mengelola persediaan.

Proses

Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah menjaga stok yang cukup sehingga produksi dapat berlangsung tanpa gangguan bahkan jika persediaan yang digunakan lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam pengiriman. Pendekatan tradisional biasanya disebut sebagai pendekatan economic order quality karena pendekatan ini didasarkan pada perhitungan ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok.

Pendekatan EOQ tradisional terhadap pengendalian persediaan sering menghasilkan penyimpanan sejumlah besar persediaan. Uang yang diinvestasikan dalam menyimpan persediaan tidak menghasilkan apapun, akibatnya dalam tahun terakhir ini banyak perusahaan manufaktur besar di AS, telah meminimalkan atau bahkan mengeliminasi sejumlah persediaan si tangan dengan mengadopsi perencanaan kebutuhan material atau sistem manajemenpersediaan just-in-tim.

Perencanaan Kebutuhan Material

Perencanaan kebutuhan material berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi.

Ancaman Pengendalian

Ada lima ancaman untuk menempatkan pesanan dengan pemasok. Salah satunya melibatkan pembelian barang pada harga yang melambung. Biaya komponen yang dibeli menunjukan sebuah porsi substansial dari total biaya beberapa produk yang diproduksi.

Anggaran juga membantu dalam mengendalikan biaya pembelian. Pembelian seharusnya dibebankan pada sebuah rekening yang merukapan tanggung jawab dari seorang atau departemen yang menyutujui permintaan. Dalam upaya untuk dalam mendapatkan harga yang mungkin terendah, ancaman lainnya adalah membeli produk berkualitas inferior. Terlebih lagi, biaya scrap pengerjaan ulang sering menghasilkan biaya total produksi yang lebih tinggi dibandingkan jika bahan baku berkualitas tinggi dan lebih mahal yang telah dibeli sebelumnya.

Salah satu cara untuk mengurangi resiko masalah dengan ketergantungan pemasok adalah mensyaratkan pemasok tersebut memiliki sertifikat dengan memenuhi standar kualitas internasional, seperti ISO 9000. Pembelian dari pemasok tidak diotorisasi dapat menghasilkan berbagai masalah. Berbagai badanpemerintah, seperti Office of Foreign Asset Control dan Bureau of Industry and Security dalam departemen perdagangan, memelihara daftar individu dan perusahaan dengan siapa itu illegal untuk bertransaksi bisnis dengannya.

Menggunakan EDI untuk pesanan pembelian memerlukan prosedur pengendalian tambahan. Akses ke sistem EDI seharusnya dikendalikan dan dibatasi ke personel yang diotorisasi melalui penggunaan kata sandi, ID pengguna, matriks control akses, dan pengendalian akses fisik.

Beberapa ancaman terkait kebijakan juga timbul dengan EDI, yang masing-masing harus ditutupi dalam perjanjian perdagangan. Contoh dari jenis isu ini termasuk sebagai berikut:

·         Pada titik proses apa pesanan dapat dibatalkan?

·         Pihak mana yang bertanggung jawab untuk biaya pengiriman kembali jika syarat kontak tersebut tidak diikuti?

·         Pihak mana yang bertanggung jawab untuk kesalahan dalam kode batang, tag RFID dan label?

·         Apa yang terjadi jika kesalahan dalam sistem penjualan perusahaan pembelian menyebabkan kesalahan tambahan dalam jumlah barang yang disediakan pemasok?

Dapatkah pemasok mengirimkan lebih banyak persediaan dari pada yang dipesan jika dengan melakukannya mengurangi biaya total biaya pengiriman karena ini menghasilkan muatan truk penuh, bukannya sebagian?

Penyuapan (kicksbacks), yang merupakan hadiah dari pemasok kea gen pembelian untuk tujuan mempengaruhi proses pilihan mereka mengenai pemasok, adalah ancaman yang lainnya. Rotasi pekerjaan adalah pekerjaan pengendalian penting lainnya untuk mengurangi resiko atas penyuapan

D.    PENERIMAAN

Aktivitas bisnis besar kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan atas barang yang dipesan.

Proses

Audit pemasok mungkin salah satu alat terbaik untuk menilai efektivitas dari pengendalian siklus pengeluaran. Tujuannya adalah untuk mengindentifikasi pemasok yang cenderung terkait dengan masalah penyuapan. Bendera merah yang mengindikasikan masalah potensi termasuk:

·         Presentase besar atas penjualan kotor pemasok adalah untuk perusahaan yg menjalankan audit pemasok.

·         Metode penetapan harga pemasok berbeda dari prakti industry standar.

·         Pemasok tidak memiliki peralatan yg ia sewa tetapi ia sendiri menyewakan peralatan tersebut dari pihak ketiga

·         Biaya hiburan tinggi dalam hal persentase dari penjualan kotor pemasok tersebut.

·         Pemasok mengirimkan faktur pihak ketiga yang diubah atau fiktif.

·         Alamat pemasok dalam fakturnya fiktif.

Laporan penerimaan (receiving report ) mendokumentasikan detail-detail mengenai setiap pengiriman, termasuk tanggal yg diterima, pengirim pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

Tiga pengecualian yg mungkin terhadap proses ini adalah (1) menerima kuantitas barang yang berbeda dari jumlah yang dipesan, (2) menerima barang rusak atau, (3) menerima barang berkualitas infrerior yang gagal inspeksi. Memo debit (debit memo) mencatat penyesuaian yang diminta. Satu salinan memo debit dikirimkan pemasok, yang berikutnya membuat dan mengembalikan sebuah memo kredit dalam pengakuan.

Ancaman Dan Pengendalian

Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan menghasilkan biaya-biaya terkait dengan pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang-barang tersebut. Prosedur pengendalian terbaik untuk menanggulangi ancaman ini adalah mengintruksikan departemen penerimaan untuk menerima hanya pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian yang disetujui.

Ancaman lain adalah membuat kesalahan dalam menghitung barang yang diterima. Menghitung dengan benar kuantitas yang diterima sangat penting untuk memelihara catatan persediaan perpetual yang akurat. Ini juga memastikan bahwa perusahaan membayar hanya barang-barang yg benar diterima. Untuk mendorong petugas penerimaan agar tepat menghitung apa yang dikirimkan, banyak perusahaan yang mendisain sistem pemrosesan permintaan sehingga ketika meninjau pesanan pembelian terbuka, para pekerja dok penerimaan tidak melihat kuantitas yang dipesan.

Prosedur-prosedur yang berbeda diperlukan untuk untuk mengembalikan pembelian dan jasa, seperti pekerjaan pengecatan dan pemeliharaan. Tantangan besar dalam area ini adalah menetapkan bahwa jasa ini benar-benar dijalankan , yang mungkin sulit. Sebagai contoh, inspeksi visual dapat mengindikasikan apakah sebuah ruangan sudah dicat; ini tidak mengungkap, meski demikian, apakah tembok dengan layak diberi cat dasar, kecuali inspeksi dilakukan selama proses pengecatan, yang mungkin tidak selalu memungkinkan.

Salah satu cara untuk mengendalikan pembelian jasa adalah menahan penyelia yang sesuai agar bertanggung jawab atas seluruh biaya yang dikeluarkan departemen tersebut. Sulit untuk mencegah penagihan yang curang bagi jasa. Oleh karena itu, pengendalian detektif juga diperlukan. Salah satu teknik yang paling efektif adalah bagi fungsi audit internaluntuk menjalankan tinjauan menditail secara periodic atas jasa , termasuk audit catatan pemasok.

Pencurian persediaan adalah ancaman yang lainnya. Beberapa prosedur pengendalian dapat digunakan untuk mengamankan persediaan terhadap kehilangan. Pertama, persediaan seharusnya disimpan secara aman dengan akses yang terbatas. Kedua, seluruh transfer persediaan dalam perusahaan seharusnya didokumentasikan. Ketiga, penting untuk menghitung persediaan di tangan secara periodik dan merekonsiliasi perhitungan tersebut dengan persediaan

E.     PENGELUARAN KAS

Proses

Kasir, orang yang melaporakan ke bendahara, bertanggung jawab untuk membayara pemasok. Hal ini memisahkan fungsi penyimpanan, yang dijalankan kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan, yang dijalankan oleh masing-masing departemen pembelian dan utang. Pembayaran dibuat ketika utang mengirimkan kasir sebuah paket voucer. Meskipun banyak pembayaran terus dibuat dengan cek, penggunaan EFT dan FEDI semakin meningkat.

Ancaman dan Pengendalian

Ancaman lainnya adalah membayar untuk barang yang tidak diterima. Pengendalian terbaik untuk mencagah ancaman ini adalah membandingkan kuantitas yang diindikasikan dalam faktur pemasok dari kuntitas yang dimasukkan oleh pihak pengendalian persediaan yang menerima transfer atas barang-barang tersebut dari departemen penerimaan. Banyak perusahaan mensyaratkan defartemen pengendalian persediaan untuk memverifikasi kuntitas dalam laporan penerimaan sebelum dapat digunakan untuk mendukung pembayaran faktur pemasok. Verifikasi bahawa jasa (misalnya, pembersihan atau pengecatan) yang dilakukan dengan cara yang lebih sulit. Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan tergantung pada pengendalian penganggaran dan peninjauaan cermat pada biaya departemen untuk mengindikasaikan masalah potensial yang memerlukan penyelidikan.

Penggantian pembayaran atas biaya perjalanan dan hiburan pegawai menjamin perhatian khusus karena ini adalah sebuah area yang mana penipuan sering terjadi dan trend teknologi telah mempermudah para pergawai untuk menyerahkan klaim palsu. Sebagai contoh, sebagaian besar maskapai penerbagan sekarang mendaorong para pelancong untuk mencetak boarding pass sebagai dokumentasi pendukung untuk biaya yang diklaim karena dokumen tersebut dapat digandakan oleh pelancaong atau dicetak, tetapi tidak pernah digunakan. Akibatnya, banyak perusahaan mensyaratkan para pegawai untuk meyerahkan bukti tambahan, seperti agenda konferensi yang mengidentifikasi pengunjung, untuk membuktikan bahwa mereka benar-benar mengambil perjalanan. Ancaman ptensial lainnya adalah bagi seorang pegawai untuk memesan berbagai penerbangan atau hotel, membatalkan semua kecualai yang termurah, tetapi menyerahkan klaim pergantian untuk opsi yang termahal. Cara terbaik untuk mencegah masalah ini adalah mensyaratkan pegawai untuk menggunakan kartu kredit perusahaan untuk perjalanan karena hal ini memastikan bahwa perusahaan akan menerima jejak audit lengkap atas seluruh beban dan mengkredit ke rekening.

Pembayaran duplikat dapat terjadi karena berbagai alasan. Ini mungkin menjadi faktur duflikat yang dikirim setelah cek perusahaan telah ada disurat, atau ini mungkin telah terpisah dari dokumen lain dalam paket voucher. Meskipun pemasok biasanya mendeteksi sebuh pembayran duflikat dan mengkredit rekening perusahaan ini dapat memengaruhi kebuntuan arus kas perusahaan. Selain itu, catatan keuangan akan menjadi salah, setidaknya sampai pembayaran duplikat terdeteksi.

Beberapa prosedur pengendalian yang terkait akan dapat menanggulangi ancaman ini. Pertama, faktur hanya disetujui untuk pembayaran hanya saat disertai dengan paket voucher lengkap (pesanan pembelian dan laporan penerimaan). Kedua, hanya salinan asli pada faktur harus dibayarkan. Sebagian besar faktur duplikat yang pemasok kirimkan dengan jelas mengindikasikan bahwa faktur tersebut bukan yang asli. Pembayaran seharusnya tidak pernah diotorisasi untuk fotokopi sebauah faktur. Ketiga, ketika cek untuk membayar faktur yang telah ditandatangani, faktu dan paket voucher harus dibatalkan (ditandai “dibayar”) dalam cara yang mencegah pengiriman ulang. Meskipun ERS mengeliminasi faktur vendor secara keseluruhan, ini tetap penting untuk menandai seluruh laporan penerimaan yang dibayarkan untuk menghindari pembayran duplikat.

Kemungkinan besar ancaman serius yang dikaitkan dengan fungsi pengeluaran kas adalah pencurian atau penyalahgunaan dana. Dikarenakan kas adalah aset yang mudah dicuri, akses ke kas, cek kosong, dan mesin penandatangan cek harus dibatasi. Cek harus dinomori secara urut dan secara periodik dihitung oleh kasir.

EFT, baik itu sendiri maupun sebagai bagian dari FEDI, memerlukan prosedur pengendalian tambahan. Pengendalian akses yang ketat untuk seluruh transaksi EFT keluar sangan penting. Kata sandi dan ID penguna harus digunakan secara spesifik untuk mengidentifikasi dan mengawasi setiap pegawai yang diotorisasi untuk memulai transaksi EFT. Lokasi dari terminal asal juga harus dicatat. Transakasi EFT diatas adalah ambang batas tertentu yang harus mensyaratkan persetujuan penyeliaan secara real-time. Ada juga batas-batas dalam total jumlah dolar atas transaksi yang diizinkan per hari per individu. Seluruh transmisi EFT harus dienkripsi untuk mencegah perubahan. Selain itu, seluruh transaksi EFT harus distempel waktu dan dinomori untuk mefasilitasi rekonsiliasi lanjutan. Program khusus, disebut modal audit tertanam, dapat didesain kedalam sistem untuk mengawasi seluruh transaksi dan mengidentifikasi setiapa karateristik spesifik yang dimilki. Sebuah laporan dari transaksi-transaksi yang ditandai itu kemudian dapat diberikan ke manajemen ke audit internal untuk tinjauan, jika perlu, dan penyelidikan yang lebih detail.

Transaksi perbankan secara online memerluikan pengawasan konstan. Detetksi tepat waktu atas transaksi mencurigakan dan notifikasi segara dari bank diperlukan untuk memulihkan dana yang dicairkan secara curang. Sebuah ancaman seruis bahwa ancaman perangkat lunak keystroke-logging  dapat menginfeksi komputer yang digunakan untuk perbankan online dan menyediakan para penjahat dengan surat kepercayaan perbankan milik perusahaan. Cara terbaik untuk menaggulangi ancaman ini adalah dengan menunjukan sebuah komputer tertentu yang digunakan untuk perbankan online, untuk membatasi akses ke komputer itu ke bendahara atau siapapaun yang bertanggung jawab atas otorisasi pembayaran, dan hanya mnggunakannya untuk perbankan online dan bukan aktivitas lainnya. Perusahaan juga harus mempertimbangkan penempatan blok-blok Automated Cleaning House (ACH) yang mengintruksikan bank untuk tidak mengizinkan ACH mendebit (arus kas keluar) dari rekening spesifik. Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan membuat seluruh pembayaran ke pemasoknya hanya dari rekening pengecekan pengoperasian utamanya, ia mungkin berharap untuk mengintruksikan bank untuk memblokir seluruh debit AHC dari rekening banklain miliknya.

Pencairan yang curang, terutama penerbitan cek untuk pemasok fiktif, adalah jenis umum dari penipuan. Pemisah tugasan yang tepat dapat secara signifikan mengurangi risiko atas ancaman ini. Fungsi utama harus mengotorisasi pembayaran, termasuk perakitan sebuah paket vouher, meski demikian, hanya bendahara atau kasir yang harus menandatangani cek. Untuk mamastikan bahawa cek dikirim ke penerima yang dikehendaki, kasir harus mengirim cek yang ditandatangani bukannya mengambilnya ke utang. Kasir tersebut juga harus membatalkan seluruh dokumendan paket voucher untuk mencegah dikirim ulang untuk mendukung pengeluaran yang laincek melebihi jumlah tertentu, seperti $5.000 sampai $10.000, harus memerlukan dua tanda tangan, dengan demikian menyediakan tujuan independenlain atas pengeluaran. Pada akhirnya, sorang yang tidak berpartisipasidalam pemerosesan baik penerimaan atau pengeluaran kas harus merekonsiliasi seluruh rekening bank. Pengendalian menyediakan sebuah cek independen pada ketepatan dan mencegah seseorang dari penyalahgunaan kas dan kemudian menyamarkan pencurian dengan menyesuaikan laporan bank.

Akses terhadap daftar pemasok yang disetujui harus dibatasi dan setiap perubahan atas daftar tersebut harus dengan cermat ditinjau dan disetujui. Ini terutam penting untum membatasi kemampuan untuk membuat pemasok satu kali dan memproses faktur sehingga pegawai yang sama tidak dapat membuat pemasok baru untuk menerbitkan sebuah cek kepada pemasok itu.

Ketika kemungkinan, pengeluaran harus dibuat dengan cek atau EFT. Meskipun demikian, biasanya lebih nyaman untuk pembelian minor, seperti kopi, atau pensil secara tunai. Sebuah dana kas kecil, dikelola oleh seorang pegawai yang tidak memilki tanggung jawab penanganan kas atau akuntansi lain, harus ditetapkan untuk menagani pengeluaran seperti itu. Dana kas kecil seharusnya diatur sebagai dana imprest. Dana imprest memilki dua karateristik: ini diatur pada jumlah tetap, seperti $100, dan ini memerlukan voucher untuk bagi setiap pencairan. Pada setiap waktu, penjumlahan kas plus voucher harus sama dengan saldo dana yang telah ditetapkan. Ketika saldo dana rendah, voucher  disajikan pada utang untuk pengisian kembali. setelah utang mengotorisasi transaksi ini, kasir kemudian menulis sebuah cek untuk mengisi kembali dana kas kecil pada tingkat yang telah ditentukan. Sebagaimana dengan dokumen pendukung yang digunakan untuk pembelian reguler, voucher yang digunakan untuk mendukung pengisian dana kas kecil harus dibatalkan pada waktu dana dipulihkan ke tingkat yang telah ditetapkan.

Operasi dari dana imprest kas kacil secara teknis melanggar prinsip-prinsip pemisah tugas karena orang yang sama memiliki hak memlihara kas juga mengotorisasi pencairan dari dana tersebut dan memlihara sebuah catatan atas saldo dana. Ancaman penyalahgunaan lebih dari mengimbangi, bagaiamanapun, dengan kenyamanan tidak harus memproses pembelian lain-lain yang kecil melalui siklus pengeluaran normal. Bahkan, risiko penyalahgunaan dapat ditanggulangi dengan memilki auditor internal membuat hitungan yang tidak diumukan secara periodik atas saldo dana dan voucher dan dengan menahan orang yang bertanggung jawab atas akuntabilitas dana kas kecil untuk setiap kekurangan yang ditemukan selama audit kejutan tersebut.

Pencurian juga dapat terjadi melalaui perubahan cek. Mesin perlindungan cek dapat mengurangi risiko ancaman ini dengan mencetak jumlah dalam warna yang berbeda, biasanya kombinasi tinta merah dan biru. Menggunakan tinta khusus yang mengubah warna jika diubah dan mencetak cek pada kertas khusus yang  mengandung tanda air dapat lebih jauh mengurangi kemungkinan perubahan. Banyak bank juga menyediakan layanan khusus untuk membantu melindungi perusahaan terhadap cek palsu. Satu layanan seperti itu, disebut pembayaran positif, melibatkan pengiriman sebuah daftar harian atas seluruh cek sah kepada bank yang kemudian akan menghapus hanya cek yang mucul dalam daftar tersebut. Pada akhirnya, rekonsiliasi bank adalah sebuah pengendalian detektif yang penting untuk mengidentifikasi penipuan cek. Jika dilakuakn dengan tepat waktu , rekonsiliasi tersebut mempermudah pemulihan dari bank. Tentunya, bank akan menutupi kerugian cek kosong hanya jika sebuah perusahaan memberitahu mereka dengan segera setiap cek yang ditemukannya. Terakhir, penting untuk merencanakan dan mengawasai pengeluaran untuk menghindari masalah arus kas. Sebuah anggaran arus kas adalah cara terbaik untuk menanggulangi ancaman ini.